GoBD Muster Verfahrensdokumentation
Sie müssen für Ihr Unternehmen eine GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell vorhalten. Bestandteil ist auch ein Internes Kontrollsystem (IKS), um Fehlerquellen zu erkennen und kontinuierlich abzustellen. Damit erfüllen Sie den formalen Teil Ihrer Buchhaltung. Diese Forderung ist im Schreiben vom Bundesfinanzministerium (BMF 14.11.2014) festgelegt und für alle Unternehmen verbindlich ! Je nach Betriebsgröße umfasst Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation und IKS einen Umfang zwischen 15 und 30 Seiten.
Die folgenden Inhalte sind in der GoBD-Verfahrensdokumentation darzustellen:
- Allgemeine Betriebsbeschreibung
- Strukturdaten zum Unternehmen
- Benennung der Verantwortlichen
- Selbstverpflichtung zur GoBD
- Eingesetzte Technik (Geräte, Software)
- Organisation der Buchhaltung (intern und extern)
- Datensicherung der Belege, E-Mails, Datenbestände
- Umsetzung zum Internen Kontrollsystem (IKS)
- Technische Dokumentationen der Geräte / Software
- Laufende Ergänzungen (z.B. Kassenprogrammierung)
- gegebenenfalls betriebsindividuelle Zusatzinformationen
Im Internet gibt es viele Muster zur Erstellung der GoBD-Verfahrensdokumentation. Vielleicht hält auch Ihr Steuerberater eine Arbeitshilfe zur Verfügung. Die Zeit drängt, GoBD musste zwingend bis zum 1.1.2015 umgesetzt sein ! Aktuell steigt die Nachfrage der Betriebsprüfer und die GoBD-Dokumente sind vorzulegen, sonst drohen steuerliche Nachteile. Eine detaillierte Beschreibung ist im "GoBD - Praxisleitfaden für Unternehmen [2.246 KB] " der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. auf 220 Seiten dargestellt. Hier steht auch eine "Muster-Verfahrensdokumentation zur GoBD [626 KB] " kostenfrei zur Verfügung. Der Verlag des wissenschaftlichen Instituts der Steuerberater GmbH hält ebenfalls ein "Musterbeispiel für Kleinunternehmen [120 KB] " vor. Die Unterlagen sind sehr komplex und lassen konkrete Fragen zur Umsetzung Ihrer individuellen Struktur zumeist unbeantwortet.
Gehen Sie zudem davon aus, dass in einzelnen Bereichen die Umsetzung der GoBD Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation bedeuten werden. Beispielsweise müssen die folgenden Punkte GoBD-gemäß umgesetzt sein:
Werden die Ausgangsrechnungen mit einem Office-Program (z.B. MS-Word oder MS-Excel) erstellt, so wird dies nur noch unter ganz besonderen Dokumentationsregeln möglich sein. Auch für internetbasierte Fakturierungsprogramme oder andere Fachprogramme in Ihrem Haus müssen GoBD-Kriterien erfüllt sein.
Alle Warenwirtschaftssysteme, Lohnprogramme, Kassen und Vorsysteme haben besondere GoBD-Kriterien zu erfüllen, Insbesondere die Bargeld- und Kassenkonzepte sind detailliert nebst Programmierprotokollen zu dokumentieren. Eine fehlende technische Dokumentation kann bereits zur Verwerfung der Buchhaltung führen.
Über den kompletten Aufbewahrungszeitraum (regelmäßig 10 Jahre) sind alle Belege (papierform) und buchhaltungsbezogene Dateien (z.B. Kalkulationen, Lagerlisten, Zeitprotokolle) sowie alle Handelsbriefe (z.B. Angebote, Verträge, Mahnungen, Schriftverkehr) in der jeweils vorliegenden Form zu archivieren. Der Ausdruck einer E-Mail oder angehängten Rechnung erfüllt nicht mehr die GoBD-Erfordernisse ! Denken Sie auch an Daten, die per Handy fotografiert und weitergeleitet wurden.
Sind personenbezogene Daten aus dem Bereich der GoBD abgegrenzt, damit es keinen Verstoß gegen die DSGVO gibt ? Hier widersprechen sich zum Teil die Anforderungen und der Laie ist regelmäßig mit einem gesetzeskonformen Verhalten überfordert.
Haben Sie den Z1, Z2 und Z3 Zugriff der Finanzverwaltung realisiert und sind Sie auf die bevorstehenden Verschärfungen der Kassennachschau ebenso vorbereitet, wie die Einführung der elektronischen Rechnung (Phase 1 - Öffentliche Aufträge) ?
Es ist zudem davon auszugehen, dass die Finanzbehörden zukünftig weitere Anforderungen stellen. Die GoBD 2.0 ist am 11.7.2019 veröffentlicht worden. Neben Ergänzungen für die erweiterte DV-Nutzung wurden punktuell auch zusätzliche Verschäftungen formuliert. Das Thema wird die Unternehmen dauerhaft beschäftigen ! Wechselwirkungen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind im Personal- und Kundensektor zu erwarten. Auch hier handelt es sich um eine kontinuierliche Organisationsaufgabe der Unternehmer, die sanktioniert werden kann.
Für Kunden mit Projektnummer !
Für alle anderen Interessenten !
Wenn Sie bisher noch keine Projektnummer vorliegen haben, wählen Sie aus den folgenden Angeboten die für Sie ideale Lösung aus. Sie erhalten dann alle weiteren Informationen per Mail zugesendet und können schrittweise Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation inklusive Internem Kontrollsystem (IKS) kurzfristig in den Händen halten. Wir haben einen sehr schlanken Prozess entwickelt, der Sie so wenig wie möglich von Ihrem unternehmerischen Tagesgeschäft abhält.